केंद्रीय सचिवालय में ई-ऑफिस के बेहतर कार्यान्वयन के लिए सरकार ने जारी किए दिशानिर्देश

नई दिल्ली। सरकार ने केंद्रीय सचिवालय में ई-ऑफिस प्रणाली को और अधिक प्रभावी बनाने और निर्णय प्रक्रिया को तेज करने के उद्देश्य से नए दिशानिर्देश जारी किए हैं। इन दिशानिर्देशों में फाइलों के निपटान, विलंब की निगरानी और ज्ञान प्रबंधन प्रणाली (केएमएस) के उपयोग पर विशेष जोर दिया गया है।

क्या है दिशानिर्देशों के मुख्य बिंदु

1. विलंब की निगरानी:
   • मंत्रालयों/विभागों को अपने ई-ऑफिस डैशबोर्ड पर फाइलों के निपटान में हो रहे विलंब को दर्शाने के निर्देश दिए गए हैं।
   • लंबित फाइलों की पहचान के लिए ई-ऑफिस एनालिटिक्स डैशबोर्ड को सुव्यवस्थित किया जाएगा।
2. वीपीएन समीक्षा और निष्क्रिय खातों का प्रबंधन:
   • वर्चुअल प्राइवेट नेटवर्क (वीपीएन) के उपयोग की समीक्षा करते हुए, निष्क्रिय खातों को बंद करने की सिफारिश की गई है।
3. ज्ञान प्रबंधन प्रणाली (केएमएस) का उपयोग:
   • कार्यालय ज्ञापन, परिपत्र और आदेशों को केएमएस में अपलोड करने और संदर्भित करने के निर्देश दिए गए हैं।
   • विभागवार/ब्यूरोवार फाइलों की पीडीएफ सूची केएमएस में उपलब्ध कराई जाएगी।
4. फाइल हेड और पदनाम में एकरूपता:
   • फाइल शीर्षकों और पदनामों में समानता लाने के लिए व्यक्तिगत सूचना प्रबंधन प्रणाली की समीक्षा की जाएगी।
5. प्रक्रियागत सुधार:
   • सभी मंत्रालयों/विभागों को कार्यालय प्रक्रिया के मैनुअल का पालन करने के निर्देश दिए गए हैं।
   • समय पर फाइल निपटान और निर्णय प्रक्रिया को सरल बनाने पर जोर दिया गया है।

ई-ऑफिस एनालिटिक्स पर ध्यान

सरकार ने फाइलों के निर्माण और उनके निपटान की स्थिति पर नज़र रखने के लिए ई-ऑफिस एनालिटिक्स डैशबोर्ड को उन्नत बनाने की योजना बनाई है। यह डैशबोर्ड मंत्रालयों में लंबित मामलों, विलंब के कारण और विभिन्न स्तरों पर फाइल प्रक्रिया को ट्रैक करेगा।

इस पहल का उद्देश्य सरकारी कामकाज में पारदर्शिता, जवाबदेही और दक्षता सुनिश्चित करना है। नई प्रणाली से फाइल निपटान की गति बढ़ेगी और निर्णय प्रक्रिया सरल होगी।